Gestão de Tempo: Ferramentas para se organizar

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Oi gente...

Hoje faremos o quarto post da série “Gestão de Tempo” (4/5). Em breve vou publicar algumas outras dicas para acelerar nossa vida mas como uma série com mais que quatro temporadas perde o sentido, vamos encerrar essa em breve rs.

Hoje vou falar sobre algumas dicas de metodologia para que você possa administrar o seu tempo. Algumas das propostas que vou listar abaixo foram testadas pessoalmente por mim (testei muitos modelos até refinar para o que eu tenho hoje que é uma mistura de tudo), outras propostas me foram indicadas mas eu particularmente não testei, nesse caso, vocês podem consultar maiores detalhes na internet que com certeza tem todas as informações.

Primeiro vamos estabelecer (e repetir) algumas premissas importantes:

1-    Nem sempre o que da certo para mim dará certo para você, mas com certeza ABSOLUTA deve existir algum modelo para você. Basta procurar.

2-    Lembrem-se de que somos super mulheres mas não temos super poderes (pelo menos não os da Marvel) então, não adianta esperar que um modelo seja infalível... as vezes não vai dar para arrumar a casa, as vezes você vai esquecer o médico ou as vezes o cabelo vai ficar sem ser lavado por três dias (ou mais rsrsrs).

3-    A rotina não é do mal... muito pelo contrário... vida organizada sem rotina é bem difícil!

4-    Não interessa se você nunca foi organizada (aliás...cuidado com essas crenças limitantes), tudo na vida depende do seu querer.

5-    Pode ser que você não acerte de primeira, tente outra metodologia, pesquise mais a fundo sobre elas, faça as adaptações necessárias para sua vida e seu contexto.

6-    Como diria o filósofo Ryder “nenhum trabalho é tão grande e nenhum filhote é tão pequeno”(só as mães entenderão rsrsrsrsr)... ou seja... É POSSÍVEL!

Infelizmente não da para abrir nesse post uma explicação aprofundada de cada ferramenta, mas vocês podem colocar lá nos comentários quais vocês queriam entender melhor que eu faço depois outro posto sobre isso.

Vamos as dicas:

1-   AGENDA (testado)

Esse modelo é hoje o mais comum. Eu particularmente penei um pouco porque esquecia de olhar a agenda e dai esquecia dos compromissos (rs). Mas tem gente que ainda usa esse modelo e tem sucesso. A premissa aqui é você ir anotando seus compromissos diariamente e monitorando a realização de tudo. Existe o modelo tradicional da boa agenda de bolsa e o modelo mais tecnológico dos app’s ou da própria agenda do google (A agenda do google é meio que uma secretária virtual, ela dispara no celular seus compromissos e no tempo correto).

Ponto Questionável: A visão é diária o que dificulta o planejamento de longo prazo. Além disso, ela não separa os diferentes contextos da nossa vida, não da para priorizar atividades e nos da uma visão mais limitada.

2-   PLANNER (Testado e em uso)

O planner é basicamente uma agenda, todo mundo que me segue aqui sabe que eu utilizo essa ferramenta já faz algum tempo e super aprovo. Eu adoro fazer lista (acho que faço lista das listas rsrsrs), e sou além de visual, bastante cinestésica (gosto de pagar a agenda, de livros de papel, de revistas impressas, etc), então para mim funcionou bastante.

A diferença do planner e da agenda é basicamente a visualização. No planner você visualiza a semana/a quinzena e o mês e não o dia a dia. Além disso, você monta o planner conforme sua realidade e seus papeis.

Eu mesma faço os meus e administro as tarefas de todas as áreas da minha vida através dela. Anoto desde a demanda de organização do guarda-roupa até a data de entrega de um projeto grande ou as reuniões de trabalho, atividades da faculdade e compromissos relativos a maternidade. 

Uso a matriz de eisehower (que vou explicar no próximo post) quando vou planejar o mês e depois vou acompanhando as entradas e saídas que aconteçam. Fica um monte de coisas em uma coisa só rs.

Todos os dias começam com minhas rotinas diárias (meu ritual do acordar) e terminam com a leitura do meu planner para que eu saiba o roteiro da semana (e consequentemente do dia seguinte).

Ele me lembra dos meus compromissos e das minhas metas também, ou seja... um planejamento micro e macro da minha vida. Além disso é bem bonitinha srsrsr

Ponto questionável: Você precisa acompanhar! Se você não gosta de fazer ou seguir anotações do seu planejamento não vai funcionar. Segundo ponto, você tem que fazer o seu (e da um pequeno trabalho) porque se você for comprar o investimento é altíssimo porque elas são muito caras.

3-   FLY LADY (testado- uso alguns dos passos mas não todos)

Testei o Fly Lady quando eu estava de licença maternidade. Na minha opinião ele funciona bem quando você é dona de casa. (é um método tem 10 passos e 11 mandamentos para estabelecer uma rotina que te ajude e faça seu tempo sobrar).

Curti demais esse método.. super indico para você que não trabalha fora (mais trabalha muito). Talvez você não adote todos os passos (eu mesma não calçava os sapatos de manhã porque não ando calçada em casa), mas a maioria é bem interessante e, mais importante, são passos que aumentam sua produtividade comprovados cientificamente.

Eu não vou descrever o método todo aqui... tem muito material na internet que da dicas de como adotar o método, se você quiser entender mais pode deixar ai nos comentários que discutimos a respeito. Só vou listar algumas características básicas:

1-    O método divide sua casa por zonas, isso facilita muito porque não é humanamente possível você faxinar a casa todo dia, manter a organização, se arrumar, cozinhar, escrever, estudar.... tudo todo dia não dá!

2-    O método indica intervalos de 15” para cada atividade. Acho isso super legal pois otimiza o tempo (eu só usava outro time... marcava 25” como na técnica pomodoro- que vou explicar no próximo post).

3-    Crie duas rotinas. Crie uma rotina para a manhã e uma para noite e siga esse padrão diariamente até que se torne um hábito.

4-    O método funciona na premissa de hábitos! Rotina!

Também entrei recentemente em um grupo de wattssap que troca dicas do método diariamente, e isso ajuda bastante.

Ponto questionável: Vejo gente dizer que a técnica mudou todas as áreas da sua vida mas, isso no que diz respeito a criação de hábitos que te tornam mais eficaz, porque na verdade mesmo, eu só vejo funcionando na vida doméstica em geral (vida conjugal, maternidade, cuidado com as casas e coisas do tipo), se você tem um trabalho remunerado não vejo muita aplicabilidade na técnica completa (Mas sem dúvidas algumas regras você pode e deve adotar para a vida).

5-   EVERNOTE (Testado)

O evernote é um aplicativo que funciona diretamente ligado na internet (gratuito), então você salva suas demandas e pode acessar de um celular, computador, tablete, etc.

Ele é um programa relativamente simples destinado a organização de uma forma geral. Você salva “cadernos” e consegue anotar as demandas de cada área da sua vida (um caderno profissional, um caderno maternidade, caderno fitness etc.), existem Tags (etiquetas) que te permitem anotar tudo ao longo do dia, você marca alertas, e ainda categoriza as atividades, sincroniza com computador, você salva imagens, etc.

Se você gosta de lidar com a tecnologia ele é massa, baixe o aplicativo no seu celular e teste.

Ponto questionável: Ele é bem mais útil para quem gosta de lidar com tecnologia mas pra quem gosta de papel, de rabiscar, para os cenestésicos ele não funciona muito bem. Além disso, você precisa de internet para que ele funcione bem.

6-   TRELLO  (Não Testado)

Essa ferramenta também é eletrônica  e serve para gerenciamento de tarefas, eu particularmente não testei (até criei o login mas desisti na parametrização) mas um amigo que uso me indicou, ele faz tudo nessa ferramenta e me fez excelentes propagandas.

 O Trello é um site que pode ser acessado dos principais navegadores – não é necessário qualquer tipo de instalação  e é gratuito (observe para acessar a versão em português).

Como no evernote, aqui você vai fazer os diferentes “Boards”, que são quadros que reúnem diversas listas e informações (como os cadernos do evernote).  Nos dois casos o melhor é você entrar e navegar para ver se consegue se identificar com a ferramenta.

Ponto questionável: Acho que ele funciona melhor para trabalhos colaborativos e profissionais... deu muito trabalho parametrizar ele para os muitos papeis do universo feminino (acabei desistindo rs) . Além disso, alguns recursos só são disponíveis na versão paga e é preciso estar on line.

7-   AGENDA DA VIDA EXTRAORDINÁRIA (testada e em uso no meu planner)

Essa técnica me foi indicada por um excelente profissional coaching. Consiste em uma lista agendada de todas as atividades que você precisa cumprir para ter uma “vida extraordinária”. Quem defini o que deve estar na sua lista é você, mas, uma vez definido, você prepara uma rotina para garantir que nada fique de fora.

Eu usei por um tempo (hoje não uso mais nesse formato), quando fiz o meu planner de 2017 já inclui essas “regras” no planner e deixei de usar a lista.

Essa lista acima eu mesma criei no Excel, eu imprimia e a medida que ia terminando as coisas eu ia ticando. Anotava também os ganhos de cada mês. Essa técnica é muito interessante e posso garantir que funciona porque você não deixa de fazer tudo o que quer fazer na sua vida... com isso, consegue tempo para tudo.

Essa técnica é mais uma metodologia pois funciona bem com qualquer aplicativo ou agenda. A única regra é não deixar nada de fora... você começa pela lista e depois arruma um tempo para tudo.

Ponto questionável: Ela só funciona bem para quem é muito comprometido e pragmático pois as coisas são minunciosamente cronometradas (se não você não da conta de fazer todas).

O nosso último post será sobre as metodologias para priorizar atividades ou para focar em cada uma de maneira a ser mais eficaz.

Não deixe de curtir e compartilhar.

Vamos nos organizar afinal, o dia tem 24h para todas nós!!!